PENGENDALIAN INTERN (seri manajemen)
PENGENDALIAN INTERN
Kepentingan manajemen mengenai internal control
• Membantu organisasi untuk mencapai tujuan-tujuannya dengan lebih efektif
• Biaya audit akan lebih murah
• Menghasilkan data yang dapat dipercaya
• Mengamankan assets dan catatan-catatan
• Meningkatkan effisiensi operasi
• Mendorong kepatuhan terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan yang ditetapkan
Tujuan evaluasi internal control adalah :
• Untuk mengetahui apakah laporan – laporan keuangan disajikan secara wajar.
• Untuk mengetahui apakah ada jumlah – jumlah yang tak tercatat, pinjaman-pinjaman atas nama perusahaan tetapi tak tercatat, aktiva tetap dipakai dalam perusahaan tapi tak termasuk dalam assets.
• Untuk mengetahui apakah ada cara yang tidak praktis dalam menilai asset tertentu sehingga nilainya tidak wajar, misalnya tanpa berpegang kepada internal control sebuah proyek dalam status construction in progress yang mepergunakan percentage of completion method. Untuk itu perlu cost accounting yang baik, bila dikonstruksi sendiri.
• Untuk mengetahui kuat lemahnya internal control merupakan pertimbangan yang sangat penting.
• Untuk membantu manajemen kelemahan material dalam internal control beserta saran perbaikannya.
Delapan Tujuan internal control secara detail :
• Transaksi – transaksi seperti yang tercatat secara wajar
• Transaksi – transaksi yang tercatat adalah sah (valid)
• Transaksi – transaksi diotorisasikan sebagaimana mestinya
• Transaksi – transaksi yang ada memang tercatat
• Transaksi – transaksi diberi nilai yang wajar
• Transaksi – transaksi diklasifikasikan sebagaimana mestinya
• Transaksi – transaksi dicatat pada saat yang tepat (timing)
• Transaksi – transaksi dicatat sebagaimana mestinya dalam catatan – catatan pembantu dan diikhtisarkan dengan benar
Unsur – unsur internal control :
• Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern.
• Penaksiran risiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mecapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola.
• Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
• Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.
• Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu.
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern lain, menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian mencakup hal – hal berikut ini :
• Integritas dan nilai etika
• Komitmen terhadap kompetensi
• Partisipasi dewan komisaris dan komite audit
• Struktur organisasi
• Pemberian wewenang dan tanggung jawab
• Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
Penaksiran resiko
Risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun ekstern yang dapat terjadi dan secara negative mempengaruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan. Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut ini :
• Perubahan dalam lingkungan operasi
• Personel baru
• System informasi yang baru atau yang diperbaiki
• Teknologi baru
• Aktivitas baru
• Restrukturisasi korporasi
• Standar akuntansi baru
Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menggulangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas, sudah dilaksanakan.
Aktivitas pengendalian mempunyai berbagai tujuan dan diterapkan diberbagai tingkat organisasi dan fungsi. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevaan dengan audit dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan hal – hal berikut ini :
• Review terhadap kinerja
• Pengolahan informasi
• Pengendalian fisik
• Pemisahan tugas
Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan transaksi entitas (baik peristiwa amupun kondisi) dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktiva, utang, dan ekuitas yang bersangkutan. Kualitas informasi yang dihasilkan dari system tersebut berdampak terhadap kemampuan manajemen untuk membuat keputusan semestinya dalam mengendalikan aktivitas entitas dan menyiapka laporan keuangan yang andal.
Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan.
Auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tentang sitem informasi yang relevan dengan pelaporan keuangan untuk memahami :
• Golongan transaksi dalam operasi entitas yang signifikan bagi laporan keuangan
• Bagaimana transaksi tersebut dimulai
• Catatan akuntansi, informasi pendukung, dan akun tertentu dalam laopran keuangan yang tercakup dalam pengolahan dan pelaporan transaksi.
• Pengolahan akuntansi yang dicakup sejak saat transaksi dimulai sampai dengan dimasukkan ke dalam laporan keuangan, termasuk alat elektronik (seperti komputer dan electronic data interchange) yang digunakan untuk mengirim, memproses, memelihara dan mengakses informasi.
Pemantauan
Pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara terpisah, atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya. Di berbagai entitas , auditor intern atau personel yang melakukan pekerjaan serupa memberikan kontribusi dalam memantau aktivitas entitas. Aktivitas pemantauan dapat mencakup penggunaan informasi dari komunikasi dengan pihak luar seperti keluhan Customer dan komentar dari badan pengatur yang dapat memberikan petunjuk tentang masalah atau bidang yang memerlukan perbaikan
Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas dalam bagian akuntansi dimaksudkan untuk menghindarkan jenis – jenis kesalahan yang tak sengaja dari pelaksanaan tugas yang kurang baik, dari pada pemisahan penyimpanan (custody) aktiva dari akuntansi agar terhindar dari kecurangan.
Pengendalian fisik (Physical control)
Berikut adalah butir – butir dari aktivitas pengendalian fisik beserta contohnya :
Pengendalian fisik
• Kas kecil : Cash box
• Uang tunai diterima kasir : Cash register
• Catatan piutang : Lemari besi terkunci
• Persediaan bahan mentah : Gudang tertutup dan pintu terkunci
• Kertas berharga : Brandkast
Chart of accounts (bagan perkiraan)
Bagan perkiraan, yang merupakan suatu control(=kendali) yang erat hubungannya dengan dokumen – dokumen dan catatan – catatan, yang menklasifikasikan transaksi – transaksi ke dalam perkiraan neraca dan laba rugi secara individual. Kaitannya dengan internal control yang memadai ialah karena bagan perkiraan merupakan suatu kendali penting dengan memberikan kerangka kerja untuk menentukan informasi yang disajikan kepada manajemen dan pemakaian laporan keuanngan lainnya.
Bagan perkiraan harus mengandung informasi yang cukup untuk memungkinkan penyajian laporan keuangan yang sesuai dengan PSAK , tetapi selain dari pada itu klasifikasi informasi akan membantu manajemen membuat putusan – putusan, karena informasi diberikan pula menurut divisi, jenis produk dan pusat pertanggung jawaban. Bagan perkiraan membantu untuk menghindarkan mis-klasifikasi, bila dijelaskan dengan teliti dan tepat mengenai jenis – jenis transaksi apakah yang harus masuk dalam setiap perkiraan. Sangatlah penting bahwa penjelasan itu membedakan secara jelas antara perkiraan – perkiraan harta, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan biaya, khususnya untuk laporan ekstern.
Otorisasi
Berikut akan dijelaskan perbedaan otorisasi umum dan otorisasi khusus atas transaksi – transaksi :
Otorisasi bersifat umum, penetapan kebijaksanaan manajemen untuk seluruh organisasi agar dipatuhi. Bawahan diinstruksikan untuk menerapkan otorisasi umum ini dengan menyetujui semua transaksi yang berada di dalam batas – batas yang ditentukan oleh kebijaksanaan itu.
Contoh : penetapan daftar harga jual (price list) untuk masing – masing produk, persyaratan penjualan kredit untuk pelanggan, dan batas – batas pemesanan kembali yang otomatis untuk melakukan pembelian – pembelian.
Otorisasi khusus, berkenaan dengan transaksi – transaksi secara individual. Untuk transaksi – transaksi tertentu manajemen tidak bersedia untuk menentukan kebijaksanaan otorisasi umum, tetapi manajemen menghendaki otorisasi kasus per kasus.
Contoh : Pengadaan di atas batas jumlah tertentu; penjualan produk tertentu; peminjaman uang yang memberatkan aktiva perusahaan
Internal Check
Yang dimaksud dengan internal check ialah review yang teliti dan kontinu, sebagai unsure internal control terakhir, terhadap unsure – unsure internal control lainnya. Perlunya internal check, karena system cenderung berubah dengan lewatnya waktu, kecuali bila ada suatu mekanisme untuk sering mereviewnya. Pegawai mungkin sekali melupakan prosedur – prosedur, menjadi ceroboh, atau sengaja tidak menuruti prosedur, kecuali bila ada seseorang yang mengamati dan menilai pencapaiannya.
Karakteristik esensial orang yang melakukan verifikasi intern ialah independen dari orang – orang yang mula – mula bertanggung jawab untuk mempersiapkan data. Alat yang paling murah untuk verifikasi intern ialah pemisahan tugas sebagaimana mestinya. Misalnya, rekonsiliasi bank dilakukan oleh orang yang independen dari catatan – catatan akuntansi dan pengamanan cash.
Contoh : pengecekan barang – barang diterima oleh bagian penerimaan barang, pengecekan order pesanan dengan faktur dan bukti penerimaan barang sebelum persetujuan voucher pembayaran, rekening pengontol dipegang orang lain dari pada orang yang menangani sub buku besar.
Flowchart (bagan alur)
Tujuannya adalah untuk memperlihatkan asal setiap dokumen dan pencatatan dalam system, processingnya selanjutnya, dan tempat terakhir setiap dokumen atau pencatatan berhenti. Selain itu mungkin untuk diperlihatkan dalam flowchart: pemisahan tugas – tugas, otorisasi – otorisasi, persetujuan – persetujuan, verifikasi intern dalam sistem.
Keuntungannya dengan flowchart yaitu memberikan gambaran menyeluruh singkat mengenai system, berguna sebagai alat analisis dalam evaluasi auditor lebih cepat dan mudah dalam menilai kekuatan (adanya kendali-kendali yang memadai)
dan kelemahan (tidak adanya kendali – kendali yang memadai) internal control.
